Ewidencja pojazdów, delegacji i przebiegu — w WordPressie, który już masz
Samochody służbowe to w większości firm i instytucji kilka arkuszy kalkulacyjnych, segregator z polisami, kalendarz przeglądów w czyjejś głowie i kierowcy dopisujący kilometry z pamięci na koniec miesiąca. Flota Firmowa zbiera to wszystko w jednym miejscu i sprawia, że dane powstają same, w chwili gdy coś się dzieje — a nie wtedy, gdy ktoś sobie przypomni.
Kartoteka floty bez niespodzianek
Każdy pojazd ma pełną kartotekę: dane techniczne, VIN, formę własności, przypisanego kierowcę i historię licznika. Przeglądy definiujesz raz — co rok, co 15 000 km albo „co wypadnie pierwsze” — a system sam przelicza kolejny termin po każdym wykonanym serwisie. Polisy OC i AC trzymają numer, towarzystwo i kontakt do agenta. Przed końcem terminu przychodzi przypomnienie, zanim ktoś wyjedzie na nieważnym ubezpieczeniu.
Kartoteka kierowców pilnuje ważności prawa jazdy i badań. Orzeczenia lekarskie i psychologiczne widzi wyłącznie osoba z uprawnieniami kadrowymi, bo to dane o zdrowiu — reszta zespołu zarządza flotą bez dostępu do nich.
Delegacje, które liczą się same
Polecenie wyjazdu służbowego wystawiasz w kilka minut. Dieta nalicza się z godzin wyjazdu i powrotu, z potrąceniem za zapewnione posiłki. Kilometrówka za auto prywatne wylicza się z pojemności silnika według stawki obowiązującej w dniu wyjazdu — więc rozliczenie sprzed zmiany rozporządzenia nigdy nie przeliczy się po cichu na nowo.
Wydruk odwzorowuje klasyczny dwustronny druk polecenia wraz z rachunkiem kosztów podróży, z kwotami słownie. Zatwierdzony dokument zamraża swoje dane. Poprawki są możliwe, ale każda zostawia ślad w historii zmian — widoczny w systemie, nieobecny na wydruku.
Przebieg rejestrowany z telefonu
Kierowca dostaje link i otwiera go w przeglądarce telefonu — bez instalowania aplikacji i bez zakładania konta. Wsiadając, widzi rejestrację auta i stan licznika, na którym zakończyła się poprzednia trasa: potwierdza albo poprawia. Aplikacja zapisuje przejazd, wykrywa postoje i rozpoznaje znane miejsca po nazwie — „Magazyn Wschód”, a nie „ul. Przemysłowa 14″. Na koniec podaje przejechane kilometry do potwierdzenia.
Przy każdym odczycie licznika zapisuje się jego źródło: wyliczony z trasy czy wpisany ręcznie, i przez kogo. System wyłapuje literówki — jedno zero za dużo w liczniku nie zamieni sześciu kilometrów w ćwierć miliarda.
Tankowanie zapisuje się przyciskiem w trakcie jazdy, a stacja podpowiada się z lokalizacji. Z tankowań liczy się średnie spalanie i koszt paliwa na kilometr, z ostrzeżeniem, gdy ostatni wynik odbiega od normy.
Ewidencja VAT gotowa do wydruku
Dla pojazdów rozliczanych w pełnym odliczeniu VAT system drukuje ewidencję przebiegu według urzędowego wzoru — za miesiąc albo dowolny okres, z automatycznym przeniesieniem sum między stronami. Nagłówek wypełnia się z rzeczywistych wpisów, cel wyjazdu pobiera się z polecenia, a trasa z zapisanych punktów GPS.
Usunięty przejazd nie znika bez śladu: trafia do rejestru z powodem, datą i nazwiskiem. Przy kontroli to różnica między ewidencją, której można zaufać, a taką, którą trzeba tłumaczyć.
Dla kogo
Dla firm i instytucji z kilkoma lub kilkudziesięcioma pojazdami, które chcą mieć porządek w przeglądach, delegacjach i przebiegu bez kupowania osobnego systemu flotowego i bez montowania lokalizatorów w autach. Sprawdzi się tam, gdzie auta służbowe dzieli kilku pracowników, a część wyjazdów odbywa się prywatnymi samochodami.
Jak to działa na co dzień
Wtyczka nie wymusza kompletu danych od pierwszego dnia. Na starcie wymagane jest tylko minimum — reszta pól ostrzega, ale pozwala zapisać. Gdy zespół się przyzwyczai, każde pole można przełączyć na obowiązkowe jednym kliknięciem, bez przeróbek. System przez cały czas liczy, które pola ludzie pomijają, więc decyzja o dokręceniu zasad opiera się na danych, a nie na przeczuciu.
Dostęp do poszczególnych modułów ustawiasz dla każdego użytkownika osobno — księgowa widzi polecenia, kierownik warsztatu pojazdy i przeglądy.
Wymagania
WordPress 6.2 lub nowszy, PHP 8.1, certyfikat SSL (przeglądarki udostępniają lokalizację wyłącznie stronom przez HTTPS). Do wysyłki linków e-mailem zalecana jest konfiguracja SMTP. Mapy tras korzystają z OpenStreetMap i wymagają dostępu do internetu.