Dyrektor szkoły rzadko wie, co dzieje się z jej sprzętem między jedną awarią a drugą. Nauczyciel zgłasza problem ustnie na korytarzu, serwisant przyjeżdża, coś naprawia, a po miesiącu nikt nie pamięta, co, kiedy i za ile. Serwis IT porządkuje ten obieg od pierwszego zgłoszenia do comiesięcznego raportu.
Zgłoszenie w minutę, bez szukania numeru
Każda placówka dostaje własną stronę zgłoszeń — adres do rozdania nauczycielom albo kod QR na drzwiach pracowni. Formularz podpowiada sale z poprzednich zgłoszeń, przyjmuje zdjęcie usterki i od razu potwierdza przyjęcie mailem. Zanim ktoś wyśle zgłoszenie, widzi numer telefonu serwisu i link do pomocy zdalnej, bo wiele spraw da się rozwiązać w pięć minut rozmowy.
Zakupy z akceptacją dyrektora jednym kliknięciem
Serwisant zapisuje zapotrzebowanie na miejscu, a dyrektor dostaje maila z listą pozycji, szacowanym kosztem i przyciskiem „Akceptuję”. Bez podpisywania papierów, bez gonienia po sekretariacie — a zgoda zapisuje się w systemie z datą i adresem, gotowa do okazania przy kontroli wydatków. Kilka potrzeb można zebrać w jedną prośbę, a zamówienie do dostawcy wychodzi uporządkowane według placówek i pomieszczeń.
Rozliczenie, któremu można zaufać
Czas pracy liczy się sam: od wejścia do placówki do wyjścia, rozmowy telefoniczne od podjęcia tematu, sesje zdalne. Zasady są jawne — krok 15 minut, minimum za wizytę, kilka spraw w jednym wyjeździe to jedna pozycja. Monitoring, aktualizacje, kopie zapasowe i doradztwo mieszczą się w ryczałcie i widać to czarno na białym, więc placówka nie ma wrażenia, że płaci dwa razy. Praca wykraczająca poza umowę jest wyraźnie oznaczona, zanim trafi na fakturę.
Raport miesięczny gotowy do podpisu
Na koniec miesiąca placówka dostaje zestawienie wszystkich prac z datami, pomieszczeniami i wykorzystaniem puli godzin — do wydruku albo w PDF. Po każdej wizycie sekretariat może też otrzymać krótkie podsumowanie tego, co zostało zrobione tego dnia.
Bezpieczeństwo tam, gdzie ma znaczenie
Hasła do routerów, serwerów i kont są szyfrowane, a każde ich odsłonięcie trafia do dziennika z nazwiskiem i godziną. Sprzęt oddany do naprawy ma swój status i miejsce — wiadomo, czy leży w warsztacie, u serwisu zewnętrznego, czy czeka na zwrot.
Dla serwisanta: wszystko w telefonie
Plan dnia, przyciski „ruszam” i „dojechałem”, kartoteka placówki z historią zgłoszeń, lista zadań do odhaczenia i przyjęcie sprzętu do naprawy. Na koniec dnia podsumowanie: czas pracy, dojazdy, odwiedzone placówki, zamknięte sprawy.
Serwis IT działa na WordPressie, więc nie wymaga osobnego serwera ani licencji na użytkownika.
Mogę przygotować wersję skierowaną do innych firm serwisowych, jeśli wtyczka ma być sprzedawana jako produkt, a nie prezentowana klientom jako część usługi.