Kompleksowe zarządzanie wynajmem świetlic od pierwszego kontaktu z klientem aż do zwrotu kaucji

Wynajem Świetlic to profesjonalna wtyczka WordPress stworzona z myślą o gminach, domach kultury, centrach kultury, ośrodkach sportu, świetlicach wiejskich, jednostkach samorządowych oraz wszystkich instytucjach wynajmujących sale i świetlice.

System prowadzi pracownika przez cały proces obsługi wynajmu – od wstępnej rezerwacji, poprzez podpisanie umowy, rozliczenia finansowe, aż do przekazania i odbioru obiektu.

Najważniejsze funkcje

Kartoteki świetlic

Dla każdej świetlicy można prowadzić kompletną kartotekę zawierającą:

nazwę świetlicy,
adres,
opis,
opis wyposażenia,
wyposażenie przekazywane najemcy,
opiekuna świetlicy,
cennik,
wysokość kaucji,
wymagany zadatek,
ceny dodatkowych usług (np. kuchnia, piątek),
rodzaje dostępnych wynajmów.

Etapowy formularz rezerwacji

Pracownik tworzy wstępną rezerwację w kilku prostych krokach:

wybór świetlicy,
wybór rodzaju wynajmu,
uzupełnienie danych rezerwacji,
automatyczne wygenerowanie numeru rezerwacji,
wysłanie klientowi indywidualnego formularza.

Każda rezerwacja otrzymuje własny, bezpieczny link.

Formularz klienta

Klient otrzymuje wiadomość e-mail z indywidualnym linkiem do formularza.

Formularz umożliwia:

wybór osoby prywatnej lub firmy,
podanie danych do umowy,
numeru PESEL lub NIP,
numeru rachunku do zwrotu kaucji,
wybór usług dodatkowych,
akceptację kosztów,
przesłanie formularza online.

Automatyczne wyliczanie kosztów

System automatycznie oblicza:

koszt wynajmu,
koszt kuchni,
koszt dodatkowego dnia,
zadatek,
kaucję,
całkowitą kwotę do zapłaty.

Klient widzi również:

numer rachunku bankowego,
tytuł przelewu,
termin wpłaty.

Zarządzanie płatnościami

Przy każdym wynajmie można oznaczyć:

wpłatę zadatku,
wpłatę za wynajem,
wpłatę kaucji,
zwrot kaucji.

System może automatycznie wysyłać przypomnienia o płatnościach.

Dokumenty

Wtyczka automatycznie generuje:

umowę wynajmu,
protokół przekazania,
protokół odbioru,
dokumenty z danymi instytucji.

Każdy dokument można wydrukować jednym kliknięciem.

Szablony umów

Administrator może przygotować dowolną liczbę szablonów umów.

Każdy rodzaj wynajmu może korzystać z innego wzoru dokumentu.

Kalendarz zajętości

Każda świetlica posiada własny kalendarz.

Dostępne są dwa widoki:

Publiczny

Pokazuje jedynie dostępność terminów.

Nie prezentuje danych osobowych.

Idealny do umieszczenia na stronie internetowej.

Pracowniczy

Pokazuje:

nazwisko wynajmującego,
numer rezerwacji,
status,
szczegóły wynajmu.

Automatyczne publikowanie informacji o świetlicach

Jednym kliknięciem można utworzyć wpis WordPress opisujący świetlicę.

System automatycznie:

tworzy kategorię Świetlice do wynajęcia,
aktualizuje wpis po zmianach,
dodaje datę ostatniej aktualizacji,
publikuje kalendarz zajętości.

Raporty

Wtyczka oferuje raporty:

nadchodzących wynajmów,
oczekujących wpłat,
zwrotów kaucji,
archiwalnych wynajmów,
anulowanych rezerwacji,
niewypełnionych formularzy.

Słowniki

Wszystkie dane zarządzane są z jednego miejsca.

Można definiować:

opiekunów świetlic,
wyposażenie,
rodzaje wynajmów,
konta bankowe,
szablony umów,
szablony wiadomości e-mail,
dane instytucji.

Każdy wpis można:

edytować,
aktywować,
dezaktywować.

Historia dokumentów pozostaje zachowana.

Automatyzacja

System automatycznie:

numeruje rezerwacje,
sprawdza dostępność terminów,
blokuje zajęte weekendy,
wysyła wiadomości e-mail,
przypomina o płatnościach,
anuluje niewypełnione formularze,
przenosi zakończone wynajmy do archiwum.

Dlaczego warto?

✔ Kompleksowa obsługa wynajmu od A do Z

✔ Znaczne ograniczenie liczby dokumentów papierowych

✔ Automatyzacja komunikacji z klientami

✔ Profesjonalne dokumenty generowane jednym kliknięciem

✔ Przejrzysty kalendarz zajętości

✔ Pełna historia wynajmów

✔ Gotowość do rozbudowy o kolejne rodzaje wynajmu

✔ Intuicyjna obsługa dla pracowników

Dla kogo?

Wtyczka została zaprojektowana przede wszystkim dla:

gmin,
centrów i domów kultury,
świetlic wiejskich,
ośrodków sportu i rekreacji,
bibliotek,
szkół,
jednostek samorządowych,
fundacji i stowarzyszeń,
wszystkich instytucji wynajmujących sale, świetlice i obiekty publiczne.

Wynajem Świetlic to nowoczesne narzędzie, które porządkuje cały proces wynajmu, skraca czas obsługi klientów i zapewnia pełną kontrolę nad rezerwacjami, płatnościami oraz dokumentacją.